Datenschutzerklärung

für die Verarbeitung deiner Daten im Bewerbungsverfahren
(Stand: September 2024)

Datenschutzhinweise

Wir freuen uns über deinen Besuch auf unserer Karriereseite. Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dich über den Umgang mit deinen personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sowie des Talent Relationship Managements und über deine Rechte informieren.

Die Bereitstellung des Bewerberformulars erfolgt in gemeinsamer Verantwortlichkeit von der Haufe-Lexware Services GmbH und Co. KG und der talentsconnect AG. Weitere Hinweise zur Verarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit findest du hier. Die Informationen zur Datenverarbeitung durch die talentsconnect AG findest du hier.

I. Wer sind wir und wie kannst du uns erreichen?

Wir, die

Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG
Ein Unternehmen der Haufe Gruppe
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: hello@career.haufegroup.com

sind als Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) dafür zuständig, deine personenbezogenen Daten zu schützen.

Je nachdem, welche Haufe-Gesellschaft die Stelle ausgeschrieben hat, für welche du dich bewirbst, kann auch eine der folgenden Gesellschaften der Haufe Group SE verantwortlich sein:

Haufe-Lexware GmbH & Co.KG, Haufe-Lexware Services GmbH & Co.KG, Haufe Akademie GmbH & Co.KG, Haufe Akademie Inhouse Training und Consulting GmbH, , Semigator GmbH, Smartsteuer GmbH, Haufe Group Software Solutions Spain S.L.Haufe-Lexware Real Estate AG, Haufe Lexware Real Estate Romania S.R.L., Haufe-Lexware SRL sowie die Schäffer-Poeschel Verlag GmbH

II. Welche Daten werden verarbeitet, wenn du dich bei uns bewirbst?

Im Folgenden informieren wir dich darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn du dich bei uns bewirbst, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden.

A. Übermittlung der Bewerberdaten auf der Webseite und Durchführung des Bewerbungsverfahrens

1. Erhobene Daten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten.

Folgende Daten werden mindestens hierbei erhoben:

- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Lebenslauf
- Gehaltsvorstellung

Folgende Daten kannst du optional angeben:

- Anrede
- Weitere bewerbungsrelevante Dokumente (z.B. Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate)
- Angabe zur Schwerbehinderteneigenschaft

Die von dir angegebenen Daten im Bewerbungsformular werden für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet.

Angabe zur Schwerbehinderteneigenschaft

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bieten wir dir die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderteneigenschaft zu machen. Wir möchten dich ausdrücklich darauf hinweisen, dass für dich i.R.d. Registrierungsprozesses keine rechtliche Verpflichtung besteht, eine entsprechende Angabe zu machen. Gleichwohl möchten wir dir die Möglichkeit einräumen, den vorgesehenen Schutz bereits im Anbahnungsverhältnis in Anspruch nehmen zu können. Für den Fall, dass eine Schwerbehinderteneigenschaft vorliegt, erfolgt eine Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung gem. § 178 Abs. 2 SGB IX.

Bei der Schwerbehinderteneigenschaft handelt es sich um einen Gesundheitsstatus i.S.v. Art. 4 Nr. 15 DSGVO und damit um einen besonders schützenswerten Status i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, welchen wir auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO verarbeiten.

Du hast jederzeit die Möglichkeit, deine Einwilligung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

2. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu folgenden Zwecken:

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Bewertung deiner Eignung für die ausgeschriebene Stelle.

Zur Kontaktaufnahme mit dir im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder gesetzlicher Anforderungen

Zur Anonymisierung, um hierauf aufbauend ohne Personenbezug Auswertungen durchzuführen.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Verarbeitung der Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderung stützen wir uns auf deine Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

4. Empfänger deiner Daten

Innerhalb der Haufe Group erhalten anschließend diejenigen Personen, Bereiche oder Abteilungen deine Daten, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen (z. B. HR, Rechtsabteilung, IT, Betriebsrat, ggf. Schwerbehindertenvertretung) und solche Kolleg:innen, die unmittelbar in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden.

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter)

können zu diesen Zwecken Daten erhalten Hierzu gehören beispielsweise Hosting- und IT-Service-Dienstleister. So nutzt die Haufe Group beispielsweise Softwarelösungen für ein effizientes Bewerbermanagement oder zur organisatorischen Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Darüber hinaus geben wir im Falle einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung oder zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche deine personenbezogenen Daten ggf. an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren:

Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit du uns anweist Daten weiterzugeben oder deine Einwilligung erteilst.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann eine Weitergabe der Bewerberdaten an andere Haufe-Gesellschaften innerhalb der Haufe Group zur weiteren Bearbeitung erfolgen, sofern du hierfür dein Einverständnis erteilt hast. (vgl. D. Alternativprüfungsprozess)

5. Drittstaatenübermittlung

Die technische Infrastruktur unseres Online-Bewerbungstools wird in Deutschland betrieben. Es ist möglich, dass Übermittlungen Ihrer Daten auch in einen sogenannten Drittstaat, also einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), stattfinden. Dabei wird entweder durch eine Adäquanzentscheidung der EU-Kommission oder den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt.

6. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Sofern die Bewerbung zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses führen sollte, werden die personenbezogenen Daten unter Achtung der gesetzlichen Vorschriften entsprechend gespeichert. Sollte deine Bewerbung nicht mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses enden, werden deine Bewerberdaten grundsätzlich vier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, wobei die Vorschriften zum AGG, insbesondere der bestehenden Beweispflicht nach § 22 AGG, Berücksichtigung finden.

Die viermonatige Aufbewahrungsdauer gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen.

Deine Einwilligung kannst du jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Du kannst jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen und einer weiteren Verarbeitung deiner Daten widersprechen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens von uns verarbeitet wurden, werden in diesem Fall gelöscht, es sei denn, dem stehen gesetzliche Vorschriften entgegen.

B. Bewerbungen über weitere Kommunikationskanäle

1. E-Mail

Sofern du dich nicht für die über die Karriereseite angebotene Möglichkeit der Online-Bewerbung über die Websiteentscheidest, sondern dich per E-Mail an uns wendest, werden die von dir übersendeten Bewerbungsunterlagen von unserem HR-Team gesichtet. Wir empfehlen, E-Mails sicher zu verschlüsseln – hierfür gibt es verschiedene Tools und Programme, die für diesen Zweck geeignet sind.

Im Anschluss an die Sichtung der Unterlagen erfolgt, falls die Bewerbung geeignet ist, eine manuelle Pflege in dem unter A. beschriebenen System.

Darüber hinaus verarbeiten wir deine Kontaktdaten, um dir Möglichkeit zu geben, in unseren Alternativprüfungsprozess (C.) aufgenommen zu werden. Hierfür kontaktieren dich per E-Mail. Die Verarbeitung deiner Kontaktdaten zum Zwecke des Versands der Anfrage erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kontaktpflege mit Talenten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die von dir angegebenen Daten im Bewerbungsformular werden ausschließlich für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle von Initiativbewerbungen seitens der hierfür zuständigen HR-Abteilung eine Weiterleitung an die nach Auffassung der HR-Abteilung passenden Abteilung erfolgt. Die weitere Verarbeitung deiner Daten erfolgt unter Maßgabe des unter A. beschriebenen Prozesses.

2. Post

Sofern du dich nicht für die über die Webseite angebotene Möglichkeit der Bewerbung entscheidest, sondern dich postalisch an uns wendest, werden die von dir übersendeten Bewerbungsunterlagen von unserem HR-Team gesichtet, eingescannt und manuell in das unter A. beschriebene System eingepflegt. Im Anschluss hieran senden wir dir deine Bewerbungsunterlagen zurück.

Die von dir angegebenen Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle von Initiativbewerbungen seitens der hierfür zuständigen HR-Abteilung eine Weiterleitung an die nach Auffassung der HR-Abteilung passenden Abteilung erfolgt. Die weitere Verarbeitung deiner Daten erfolgt unter Maßgabe des unter A. beschriebenen Prozesses.

C. Alternativprüfungsprozess

1. Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kann es vorkommen, dass du zwar nicht für die Stelle, auf die du dich beworben hast, eingestellt wirst, du aber dennoch unser Interesse geweckt hast und wir deine Bewerbungsunterlagen gerne anderen Bereichen bzw. Haufe-Gesellschaften zugänglich machen möchten.

Sofern du im Bewerbungsprozess dein Einverständnis erklärt hast, wird dein Bewerbungsprofil innerhalb unseres Teams an weitere Fachbereiche bzw. Haufe-Gesellschaften weitergeleitet.

Sofern ein anderer Fachbereich ebenfalls Interesse an deinem Profil hat, wirst du kontaktiert und der unter A. beschriebene Prozess wird fortgeführt.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner Daten ermöglicht uns, dir - Deine Zustimmung vorausgesetzt - alternative Stellenangebote zu unterbreiten und hierdurch einen Einstieg in einem Unternehmen der Haufe Group zu ermöglichen.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung deiner Bewerberdaten in Form der Weiterleitung an andere Fachbereiche bzw. Haufe-Gesellschaften zur Durchführung der Alternativprüfung erfolgt auf Grundlage deiner zuvor erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Deine Daten werden auch im Falle der Alternativprüfung vier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern deine Bewerbung nicht mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses enden sollte.

5. Widerrufsrecht

Deine Einwilligung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich hierfür gerne an: hello@career.haufegroup.com

6. Empfänger und Drittstaatenübermittlung

Innerhalb der Haufe Group erhalten diejenigen Stellen deine Daten, die diese im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigen (z. B. HR, Rechtsabteilung, IT, Betriebsrat, ggf. Schwerbehindertenvertretung) und solche Kolleg:innen, die unmittelbar in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden.

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter)

können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören insb. Hosting- und IT-Service-Dienstleister und Unternehmen der Haufe Group, die Dienstleistungen für die Haufe Group erbringen.

Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit du uns anweist Daten weiterzugeben oder deine Einwilligung erteilst.

Innerhalb der Haufe Group erhalten deine Daten im Falle deines Einverständnisses ggf. folgende Haufe-Gesellschaften:

D. Talent Relationship Management (TRM)

1. Umfang der Datenverarbeitung

Sofern eine Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht erfolgt, erlauben wir uns dir ggf. zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens eine Anfrage per E-Mail zu übersenden, ob Interesse daran besteht Informationen i.R.d. TRM über die Haufe Group und die ihr zugehörigen Haufe-Gesellschaften und offene Stellen zu erhalten.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner Daten i.R.d. TRM ermöglicht uns die Bereitstellung von Informationen über unser Unternehmen und von potentiell interessanten Stellenangeboten, vorausgesetzt du hast dazu deine Zustimmung gegeben.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung deiner Kontaktdaten zum Zwecke des Versands der Anfrage erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kontaktpflege mit Talenten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern du Interesse an der Aufnahme in das TRM hast, erfolgt die Speicherung deines Profils im TRM auf Grundlage deiner Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Deine Daten werden im TRM auf Grundlage deiner Einwilligung für bis zu 12 Monate gespeichert. Sofern die Einwilligung widerrufen wird, erfolgt die Löschung unverzüglich nach Eingang des Widerrufs.

5. Widerrufsrecht

Deine Einwilligung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich hierfür gerne an: hello@career.haufegroup.com

6. Empfänger und Drittstaatenübermittlung

Für den Betrieb des und die Kommunikation über das TRM setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines entsprechenden Vertrags über die Auftragsverarbeitung ein. Im Rahmen des Einsatzes unseres Dienstleisters können etwaige Drittstaatenübermittlungen nicht vollständig ausgeschlossen werden. Aus diesem Grund wurden zur Absicherung des Datenschutzniveaus sog. Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission abgeschlossen.

E. „Job merken“-Funktion

Über unseren Partner TalentsConnect stellen wir dir die Funktionalität „Job merken“ zur Verfügung. Auf den unterschiedlichen Seiten der Bereiche bieten wir dir die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen über neue Jobangebote zu erhalten. Nach Aktivierung der Funktion werden dir E-Mails geschickt, sobald es neue Jobs in diesem Bereich gibt. Genaueres hierzu findest du unter der Datenschutzerklärung von TalentsConnect.

Um über die Änderung in unserem System zu informieren, lassen wir dir eine Nachricht zukommen, sofern du zum Jobalert auf unserer alten Karriereseite zugestimmt hast. Wir stützen uns hierbei auf die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, dich auf die neue Funktionalität aufmerksam zu machen. Eine weitere Verarbeitung der Daten findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

III. Welche Rechte hast du und wie kannst du diese wahrnehmen?

A. Widerruf der Einwilligung

Du kannst ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf solche Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne deine Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

B. Weitere Betroffenenrechte

Darüber hinaus stehen dir nach den Artikeln 15 bis 21 und 77 DSGVO bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Betroffenenrechte zu:

1. Auskunft:

Du kannst jederzeit verlangen, dass wir dir Auskunft darüber erteilen, welche deiner personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von dir gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO.

2. Berichtigung:

Du kannst die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

3. Löschung:

Zur Löschung deiner personenbezogenen Daten: Bitte beachte, dass von der Löschung Daten ausgenommen, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

4. Einschränkung der Verarbeitung:

Du kannst unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn du der Ansicht bist, dass deine Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder du Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt hast. Dies führt dazu, dass deine Daten ohne deine Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

5. Widerspruch gegen die Datenverarbeitung:

Du hast die Möglichkeit, jederzeit der Datenverarbeitung zu Direktwerbezwecken zu widersprechen. Zudem kannst du bei Vorliegen besonderer Gründe jederzeit den Datenverarbeitungen widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen, Art. 21 DSGVO.

6. Datenübertragbarkeit:

Du hast das Recht, die Daten, die du uns bereitgestellt hast und die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

C. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn du der Ansicht bist, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, hast du das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
poststelle@lfdi.bwl.de

D. Kontaktwege

Du kannst dich zur Wahrnehmung deiner Rechte auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Haufe Group
Herrn Raik Mickler
Datenschutzbeauftragter
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: dsb@haufe-lexware.com

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